Для оформлення особової справи кандидата до вступу до очної ад’юнктури інституту офіцери до 01 лютого року вступу особисто подають за підпорядкованістю рапорт, у якому вказують: військове звання, прізвище, ім’я та по батькові, займану посаду, дату народження, військову освіту, спеціальність, за якою бажають проходити підготовку.

До рапорту вступники додають:

• копію паспорта громадянина України (1, 2-3, 10-11 сторінки) або копію ID-картки – обидві сторони;
• копію картки фізичної особи – платника податків;
• копії документів державного зразка про раніше здобуті рівні вищої освіти та додатків до них (у разі здобуття освіти за кордоном – копію нострифікованого диплома);
• службову характеристику;
• автобіографію;
• довідку про проходження військової служби;
• копію службової картки;
• довідку із зазначенням штатно-посадової категорії посади, на якій проходить службу офіцер та тарифного розряду;
• копію Контракту про проходження громадянами України військової служби у Збройних Силах України на посадах осіб офіцерського складу;
• список винаходів та опублікованих праць у наукових виданнях, включених на дату опублікування до переліку наукових фахових видань України (у періодичних наукових виданнях, проіндексованих у базах даних Web of Science Core Collection та (або) Scopus, крім видань держави, визнаної Верховною Радою України державою-агресором), та їх фотокопії (крім тих, що мають гриф обмеження доступу), а також розгорнутий огляд праць з обмеженим доступом (у разі відсутності наукових праць і винаходів подається наукова доповідь або реферат з обраної спеціальності за напрямом майбутньої дисертації);
• фотокартки вступника без головного убору розміром 3х4 см (4 шт.), розміром 4,5х6 см (3 шт.), завірені печаткою та підписом відповідної особи кадрового органу;
• картку медичного огляду кандидата на навчання у ВВНЗ за формою додатка № 12 відповідно до Положення про військово-лікарську експертизу у Збройних Силах України, затвердженого наказом МОУ від 14.08.2008 № 402;
• копію довідки про наявність допуску до державної таємниці за формою згідно з додатком 14 до Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939 (далі – Порядок-939);
• для офіцерів, які вступають до ад’юнктури безпосередньо після закінчення навчального закладу, що здійснює підготовку за стратегічним та (або) оперативним рівнями військової освіти – рекомендацію вченої ради вищого військового навчального закладу (де навчався).

Додатково, при наявності, вступники додають копії (для визначення додаткових балів за наукові та службові досягнення):

• дійсні сертифікати тестів TOEFL, International English Language Testing System або сертифікат Сambridge English Language Assessment;
• патенти на винахід (корисну модель) за обраною галуззю знань;
• посвідчення особи, яка постраждала внаслідок Чорнобильської катастрофи (категорія 1, 2);
• посвідчення учасника бойових дій;
• посвідчення про нагородження державною нагородою (звання Герой України, орден Богдана Хмельницького, орден “За мужність”, орден Данила Галицького, відзнака Президента України “Хрест бойових заслуг”, медаль “За військову службу Україні”, медаль “За бездоганну службу”);
• посвідчення про нагородження відзнакою Міністерства оборони України (“За зразкову службу”, “Знак пошани”, “За військову доблесть”, “Доблесть і честь”);
• посвідчення про нагородження почесним нагрудним знаком Головнокомандувача Збройних Сил України (“Хрест Заслуги”, “Хрест Хоробрих” та “Срібний Хрест”).

Усі зазначені документи з описом, а також витяг із затвердженого рішення військової ради (комісії з питань проходження військової служби) видів Збройних Сил України (окремих родів Збройних Сил України, структурних підрозділів апарату Міністерства оборони України або Генерального штабу Збройних Сил України) про зарахування офіцера кандидатом на навчання оформляють в навчальну справу вступника.

Рішення про допуск до вступних випробувань (іспитів) виноситься приймальною комісією Інституту за результатами розгляду навчальної та особової справ, наукової доповіді (письмової) або реферату (списку опублікованих наукових праць і винаходів) з урахуванням письмового висновку штатного доктора наук або доктора філософії (кандидата наук) Інституту, який дав згоду бути у разі вступу кандидата в ад’юнктуру, бути науковим керівником